Polsko-Niemiecka Organizacja Młodzieżowa (DPJW) działa zgodnie z przepisami "Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Rozporządzenie o Podstawowej Ochronie Danych)", które weszlo w życie z dniem 25 maja 2018 r. W związku z tym zmieniono następujące dokumenty DPJW
- Wspólny wniosek
- Skrócona lista uczestników projektu
- Potwierdzenie udziału języku niemieckim (formularz wstępny)
- Potwierdzenie udziału języku w polskim (formularz wstępny)
Od dnia 25 maja 2018 r. nowe dokumenty sa dostępne na stronie internetowej DPJW pod hasłem "Dokumenty do pobrania": http://www.dpjw.org/dokumente-zum-downloaden/
Nowe zasady potwierdzania udziału w polsko-niemieckich projektach:
- Organizatorzy projektu wypełniają pierwszą część formularza "Potwierdzenie uczestnictwa", podając ogólne dane projektu (imię i nazwisko organizatorów, okres, lokalizację i numer zgłoszenia DPJW), a następnie kopiują formularz dla wszystkich uczestników. Druga część formularza zostanie wypełniona i podpisana przez wszystkich uczestników. Jeżeli uczestnicy nie ukończyli 16 roku życia, rodzice lub opiekunowie wypełniają i podpisują indywidualne "zaświadczenie o uczestnictwie". Wypełnione formularze pozostają u organizatorów projektu (zazwyczaj u gospodarza). Do celów weryfikacji można zwrócić się do organizatorów projektu o indywidualne "potwierdzenie uczestnictwa" do DPJW lub właściwego biura centralnego.
- Na podstawie zebranych indywidualnych "potwierdzeń uczestnictwa" organizatorzy projektu sporządzają "Podsumowującą listę uczestników projektu", którą podpisują szefowie obu grup. Wspólną listę uczestników projektu wraz z listą przeznaczoną do wykorzystania przekazuje się DPJW lub właściwemu biuru centralnemu. Skrócona lista uczestników projektu" ma na celu uproszczenie fakturowania. Zawarte w nim dane osobowe będą wykorzystywane wyłącznie do celów przetwarzania dokumentów księgowych oraz do ostatecznej oceny kwoty dofinansowania, jak również do ewentualnego przeglądu.
Organizatorzy projektu mają obowiązek przechowywania przez okres 5 lat dokumentów księgowych wraz z indywidualnymi "potwierdzeniami uczestnictwa". Okres przechowywania danych odpowiada prawu do analizy sformułowanemu w wytycznych DPJW. Należy również zauważyć, że brak wypełnionego "potwierdzenia uczestnictwa" prowadzi do wykluczenia danego uczestnika z finansowania przez DPJW, a podanie nieprawdziwych informacji może skutkować wszczęciem postępowania karnego.
Pełną treść "Deklaracji o ochronie danych" DPJW można poznać na podstronie "Ochrona danych" pod adresem: http://www.dpjw.org/ochrona-danych/
W obu biurach DPJW wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej datenschutz@dpjw.org